비즈니스 영어 이메일 작성 - 5가지 상황별 유용한 표현

약 3년간 회사 생활을 하면서 참 많은 영어 이메일을 받고, 작성했다. (독촉받고 독촉하던 3년의 세월...)

 

비즈니스 영어 이메일 작성이 쉬운 이유는, 남의 영어 표현을 빌려다 쓸 수 있기 때문이다. 어차피 같은 업계의 사람들끼리 이메일을 주고받으므로, 남의 좋은 표현을 가져다 쓰며 배울 수 있다.

 

동시에 비즈니스 영어 이메일 작성이 어려운 이유는, 내가 쓴 문장에 대해 어느 누구도 문법/표현 지적을 해 주지 않기 때문이다. 직장은 학원이 아니다. 아무리 내가 영어 원어민과 이메일을 주고받는다 하더라도, "아참, 저번 이메일에서 너가 쓴 A라는 표현보단 B가 더 자연스러워."라고 친절하게 알려주지 않는다. 속으로는 욕할지 아님 그러려니 하고 넘어갈지는 모르지만. 그래서 자칫하면 어색한/잘못된 표현을 계~속 쓰면서 내 습관으로 굳어질 수 있다.

 

나도 처음에는 문장 하나 하나가 자연스러운지 검색을 해보고, 원어민 친구들한테도 물어봤는데, 그러다보니 한 이메일을 쓰는데 너무 오랜 시간이 걸렸다. 그래서 언제부터인가는 여기저기 이메일에서 짜깁기한 문장들로 쓰기 시작했다. 그래서 오늘 전화영어 시간에는 평소에 궁금했던 상황별 표현을 물어봐서 확실하게 정리를 해보았다.

 

상황 1: 이메일로 첫 인사를 할 때 & 그 다음 이메일의 인사

이메일의 시작은 "This is XX"가 정설인 것처럼 보이는데 사실 언제나 그런 건 아니다.

이메일로 첫 인사를 할 때는 "This is XX"보다는 "My name is XX"가 낫다고 한다. 정리하자면:

 

* 첫 인사:

Dear Lee,

My name is Kim. I work for AA.

 

*그 다음 이메일부터:

Case A: Hi Lee, - 일반적인 실무자라면 Hi로 해도 문제가 없을 것이다.

Case B: Dear Lee, - 하지만 상대방이 높은 직급이라 막 편하게 대할 순 없다면, Hi 보다는 좀더 격식 있는 Dear를 쓰는 게 좋다.

이미 인사는 했으므로 굳이 두 번째 이메일에서 This is를 쓸 이유는 없다. 바로 본론으로 가면 된다.

 

상황 2: "답장하다" 표현 / 답장이 늦은 것에 대해 사과할 때

* 답장하다

이메일을 주고받다보면 마주치는 표현은 "get back", "reply", "revert" 등이 있다.

"revert"는 처음 봤을 때 한번도 이런 상황에서 본 적이 없어서 좀 어색하다고 생각했는데, 예상 외로 "revert"를 쓴 사람들이 굉장히 많았다. 그러나 영국 원어민의 말에 따르면, "revert"는 어색해서 (본인이라면) 안쓴다고 한다.

e.g. Can you get back to us / reply when the time is right?

 

* 답장이 늦은 것에 대한 사과

답장이 매번 늦는 나에게는 필수 표현이다. ㅋㅋㅋㅋ

Sorry for my late response. / Sorry for my late reply. 혹은, Sorry I didn't respond to your phone call/email.

 

상황 3: 내가 송금한 금액을 잘 받았는지 확인 요청할 때

영국에서 온 이메일에서는 "Please confirm safe receipt of the funds"라는 표현을 자주 봤는데, 너무 business 적이고 cold, formal한 느낌이 든다고 한다.

따라서 추천하는 표현은, Please confirm that you have received the funds.

 

상황 4: 본문 시작 전 간단히 안부를 물을 때

한국에서는 "날씨가 추운데 출근은 잘 하셨는지요, 주말 잘 보내셨어요?, 점심식사 맛있게 하셨어요?" 등 안부인사를 많이 붙이는 편이다. 하지만 영어로는 바로 본론으로 들어가는 경우가 많다.

그렇다 하더라도 약간의 쿠션을 넣어주는 안부 인사가 들어가면 더욱 좋을 것 같아서, 가급적 자주 연락하는 사람들에게는 오지랖 넓어 보이지 않는 문구를 살짝 넣어주려고 하는데, 예를 들면 다음과 같은 표현들이 있다. 내가 항상 "I hope you are well."만 쓴다고 하니까 선생님이 추천해준 표현들이다.

 

I hope you are (doing) well. - 제일 흔하게 쓰이는 평범한 문구 
I hope you had a nice weekend.
I hope you not too busy.
I hope your day has gone well.

 

상황 5: 끝맺음 문구

한국어는 그냥 마지막에 "감사합니다. ㅇㅇㅇ 드림/배상" 등으로 거의 정해져있는 편인데, 영어에는 다양한 표현들이 있다. "Kind regards, Best regards, Best wishes, Yours sincerely" 등. 원어민이 아닌 이상 이 표현들의 미세한 차이를 알기가 어려운데, 가장 많이 쓰이는 두 가지의 뉘앙스 차이를 물어봤더니 다음과 같다.

 

Best regards - 가장 일반적인 표현. 자주 연락하는 사람에게 쓰기 좋음. (그 사람의 "Best"를 기원하기 때문)

Kind regards - 일반적이긴 하나, "if you want to be nice and polite"일 때 쓴다고 한다. 즉 처음 보는 사람, 혹은 더 이상 연락하지 않을 사람에게도 쓰는 표현.

 

영어를 오랫동안 공부했음에도 서신 작성은 또 다른 영역인 것 같다. ㅎㅎ 그래도 앞으로 몇십년(?)간 이메일은 수천 건 쓸 예정이니, 언젠가는 달인이 되어 있지 않을까?